Organisering av registreringsarbeidet
Hver avdeling bestemmer selv hvordan de vil organisere arbeidet med å registrere data i MS-registeret. Etter § 2-3 i forskriften om medisinske kvalitetsregistre er avdelingene pålagt å melde inn data til nasjonale kvalitetsregistre. Dette betyr at registreringsarbeidet må planlegges og gjennomføres på en måte som sikrer: tydelige og oversiktlige rutiner, samt komplette og korrekte data for hver pasient, og god kvalitet i registreringene I denne veiledningen beskriver vi ulike måter å organisere arbeidet på, med hovedvekt på den modellen som registeret anbefaler.
Det finnes tre hovedmåter å organisere registreringsarbeidet i MS-registeret:
- Registrering mens pasienten er til konsultasjon
- Registrering rett etter konsultasjonen
- Registrering i større «skippertak» etter lengre tids oppsamling av pasientbesøk
De to første metodene gir klart best kvalitet på dataene. Når informasjon registreres i «nåtid», blir den mer presis, og behandlerne får samtidig bedre oversikt over sykdomsforløpet gjennom strukturerte data i systemet.
Se også Registreringprosessen
Tre typer registrering i registeret
Når nye data skal legges inn, gjelder det én av disse tre situasjonene:
- Registrere en nydiagnostisert pasient
- Registrere en pasient som har hatt MS lenge, men som ikke tidligere er registrert
- Oppdatere en pasient i forbindelse med en ny konsultasjon
1. Registrering som del av pasientkontakten (anbefalt)
Systemet er laget for å brukes direkte i møtet med pasienten. Dette har vært mindre brukt fordi mange først har måttet registrere pasienter som har hatt MS lenge. Nå som flere er oppdatert, håper vi flere vil ta systemet aktivt i bruk under konsultasjoner.
For å få dette til, anbefales det at avdelingen organiserer seg i tre grupper:
Ressurspersoner
- Har grundig opplæring i systemet
- Registrerer nydiagnostiserte og tidligere uregistrerte pasienter
- Registrerer kompliserte konsultasjoner
- Oppdaterer pasienter med manglende data
- Kan hente ut lokale data ved behov
- Kan være sykepleiere, nevrologer, kontoransatte eller andre med registreringskompetanse
Nevrologer
- Får begrenset opplæring med fokus på oppdatering ved konsultasjoner
- Bruker systemet aktivt i møtet med pasienten
- Gir ressurspersoner beskjed om pasienter de selv ikke får registrert
- Får bedre oversikt over pasientens forløp, og kan bruke grafikken i samtalen med pasienten
Sykepleiere
- Får opplæring etter behov
- Bidrar til å sikre at alle pasienter blir registrert og at samtykke blir hentet inn
- Kan registrere data fra egne konsultasjoner
- Kan registrere i forbindelse med behandling, f.eks. ved infusjoner
Hvorfor anbefales denne modellen?
- Gir best datakvalitet
- Gir mest nytte tilbake til behandlerne
- Brukes direkte sammen med pasienten
- Blir enda enklere når nye funksjoner kommer, som markering av pasienter som trenger oppdatering
En god opplæringsplan er viktig, og registeret tilbyr både nettressurser og opplæring i avdelingene.
Modellen krever støtte fra ledelsen, og stadig flere ledere ser nytten av gode registerdata.
2. Registrering i etterkant av konsultasjoner
I denne modellen har noen få personer ansvar for å registrere alt etter at konsultasjonen er over. De bruker journaldata eller papirskjemaer fra behandleren.
Fordeler:
- Få trenger opplæring
- Papirskjema gir mer strukturerte data enn fritekst i journalen
Ulemper:
- Data tolkes gjennom journalen og kan bli mindre presise
- Grafikken og historikken i systemet brukes ikke i møtet med pasienten
Registeret anbefaler å bruke strukturerte journalnotater hvis denne metoden velges.
3. Etterregistrering i «skippertak»
Her samler man opp mange konsultasjoner og registrerer data lenge etterpå.
Denne metoden gir mest usikkerhet, fordi:
- det blir vanskeligere å avklare uklare opplysninger
- man er langt fra den opprinnelige konsultasjonen
- de samme ulempene som ved metode 2 gjelder, bare sterkere