Dokumentasjonsavdelinga

Sjukehuset er avhengig av rask tilgang til oppdatert informasjon. Vår oppgåve er å gjere kvardagen enklare for omgivnadene våre. Avdelinga består av rundt 110 tilsette med høg kontorfagleg kompetanse og lang erfaring. Vi er spesialistar på skriving, skanning og lagring av pasientdokumentasjon. Sekretærane våre i Mottaksklinikken arbeider døgnet rundt. Har du behov for innsyn i journal frå sjukehuset, er det oss du kontaktar.

Avdelinga betener nærare 30 avdelingar og klinikkar i Helse Bergen og er organiserte under Drift/teknisk divisjon.

Om drift/teknisk divisjon

Vi leverer post, skannar dokument, skriv journalar, leverer utskrift av pasientjournal, driftar sakarkiv, journalarkiv og sekretærtenester.

Leiinga

Avdelingssjef Kjersti Merkesvik Raum-Johansen
Seksjonsleiar Jeanette Rasmussen (SMD)
Seksjonsleiar Elisabeth Gudmestad (SFU)
Seksjonsleiar Rejoice Evelyn Tandstad (FAD)
Seksjonsleiar Irene Valvik Vågen (FPD)

Seksjonane våre

Hovudoppgåvene til seksjon for medisinsk dokumentasjon er skriving og skanning i pasientjournalsystemet DIPS, både for somatikk og psykiatri. I tillegg registrerer og skannar/importerer vi eksterne tilvisingar, dokument generert i løpet av sjukehusopphaldet og anna DIPS-post.

Seksjonen har ansvar for føretaket si posthandsaming. Dette inneber mottak, sortering, levering, innhenting og utsending av post.

Vi har òg sekretærteneste i Mottaksklinikken, som er dei einaste tilsette i avdelinga som har direkte pasientkontakt.

Seksjon for fag og utvikling handsamar førespurnadar om innsyn i pasientjournal. Seksjonen skal fremje fagutvikling og heilskaplege dokumentasjonstenester. Det vil seie at seksjonen skal drive med mellom anna internopplæring i DIPS, rutinebeskrivingar samt intern avgjerdsstøtte og innkjøp. Seksjonen har òg hovudansvar for styringsdokumenta til avdelinga i Elektronisk kvalitetshandbok.

Arkivansvaret i Helse Bergen HF er delegert frå administrerande direktør til arkivleiar i fagseksjon for arkiv og saksdokumentasjon. Seksjonen har dermed det daglege ansvaret for å sjå at føretaket oppfyller krava, som er stilte til offentlege verksemder, i arkivlova med tilhøyrande forskrifter. Sentralt postmottak (digitalt og ikkje-digitalt) blir drifta av seksjonen. Seksjon har ansvar for brukarstøtte for sakarkivsystemet Elements.

Gjennom sakarkivsystemet Elements drifter seksjonen fleire arkiv som er i dagleg bruk:

Sakarkiv
Personalarkiv
Barnehagearkiv
Arkiv for eining for utanlandsbehandling i Helse Vest RHF

Seksjonen leverer òg arkivtenester til Sjukehusapoteka Vest HF.

Fagseksjon for papirforvaltning og depot har ansvar for depotet. Her blir sjukehuset sitt historiske arkiv oppbevara, mellom anna pasientjournalane i papir, administrativt arkiv og forskingsmateriale. Seksjonen tek òg vare på pasientjournalane til Haraldsplass diakonale sjukehus og ein del arkivmateriale til Sjukehusapoteka Vest HF.

Seksjonen samarbeider med Nasjonalarkivet og Norsk Helsearkiv om avlevering av eldre pasientjournalar i samsvar med helsearkivforskrifta.